Állásinterjú elôtt. A toborzást is megkönnyítik a célszoftverek

Évtizedekkel ezelőtt a több ezer fős szocialista vállalatok személyzeti osztálya egy nagyvárosi kórház kartonozójára hasonlított. Mára a cégeknél nemcsak az adatok tárolási formája változott, változik meg a modern HR-szoftverek bevezetésével, hanem a tartalom is. Teljesen átalakul a dolgozók, vezetők, illetve az emberierőforrás-osztály viszonya, informáltsága. Amíg egykor egy tapasztalt személyzetis öreg róka memóriája, ma a legmodernebb informatikai megoldások tárolják, rendszerezik, sőt immár mérik és értékelik is akár több ezer dolgozó teljesítményét.

Ezek az új szoftverek a számviteli, illetve a készletgazdálkodási programok precizitásával képesek dolgozni. Egészen pontosan gyakorlatilag valós időben tudják mutatni az összes munkatárs adatát, folyamatban lévő HR-es ügyeit, feladatát, feladatkörét, projektjeit. Emellett számos mutató, tényező, illetve szubjektív szempont szerint mérik, minősítik a teljes létszámot. Így akár leépítés, akár bővítés van napirenden, kitűnően tudja támogatni az emberierőforrás-vezetők döntéseit.

NAGYOKNÁL KÖTELEZŐ
A HR-rendszereknek tudniuk kell kezelni a most, illetve a közeljövőben munkába lépő nemzedék eltérő igényeit is. „Ez az új generáció valóban más attitűdök mentén közelíti meg a munka világát: szinte mindig online, azaz az információáramlás közepén áll, taggel, like-ol, chatel, videobeszélgetést folytat, szinte minden trendre azonnal reagál. Egy amerikai kutatás szerint minden harmadik diák az internetet hasonlóan fontosnak gondolja, mint a vizet, a levegőt vagy az ételt” – mondja Strén András, a Microsoft Magyarország partnerkapcsolati vezetője. Szerinte emiatt a HR-folyamatok – integrált vállalatirányítási rendszeren keresztül történő – teljes körű támogatására van szükség, a toborzástól egészen a kiértékelésig.

Kustos Ferenc, a vállalatirányítási rendszerekkel és ügyviteli szoftverekkel foglalkozó, magyar tulajdonú Revolution Software ügyvezető igazgatója ugyanakkor azt tapasztalja, hogy a nagyvállalatokon, multinacionális cégeken kívül legfeljebb a haladó, technokrata középvállalatok használják a HR-szoftvereket. A kisvállalkozásoknál sokszor külön HR-es sincs, nemhogy informatikai megoldás. A nagy szoftverfejlesztők – például IFS, Microsoft, Oracle, SAP – rendszereinek ára évi pár százezer forinttól több millióig terjedhet felhasználónként, függően a kért funkcióktól, cégmérettől, kedvezményektől. Számolni kell az oktatás felhasználónként legalább 100-200 ezer forintos egyszeri költségével, valamint a karbantartással és a jogi változáskövetéssel is.

JAVULÓ HATÉKONYSÁG
A nagy cégek humánerőforrás-munkatársai viszont nemigen boldogulnának szoftveres támogatás nélkül. Az alkalmazottak mobilitása látványosan nőtt, a nemzetközi vállalatok is sokkal gyakrabban mozgatják munkatársaikat az országok közt.

A HR-szoftverek néhány elônyös tulajdonsága

Fizetési információk
Hiába titkosak a cégen belüli jövedelmi viszonyok, az interneten széles körben elérhetők a fizetési felmérések, így minden dolgozó néhány kattintással összemérheti a hasonló területen dolgozók bérét a sajátjával. Egy jól használt HR-szoftver segíthet pontosabban korrigálni a béreket, így csökkenhet az elvándorlás.

Veszélyben a tehetségek
A LinkedIn és más hasonló oldalak a fejvadászok felségterületévé váltak. A valóban jó szakembereket hetente találhatják meg újabb és újabb ajánlatok. Egy jó HR-rendszer előre jelezheti, mely alkalmazottak lemorzsolódására lehet számítani.

A kulcsemberek megtartása
Egy HR-rendszerrel egy nagyobb szervezeten belül is könnyebben azonosíthatók azok a kulcstehetségek, akiknek a vállán az átlagosnál több nyugszik. Még azelőtt kiemelt figyelmet kaphatnak, hogy felmerülne bennük a távozás lehetősége.

Személyre szabott képzések
Minden HR-szakértő tudja, milyen fontosak a képzési programok. Az oktatási stratégiák kialakítása, ezek iránya, összetétele, illetve alkalmazotti szintekhez rendelése is olyan feladat, amelyet egy jól beállított emberierőforrás-gazdálkodási rendszer jelentősen megkönnyít.


A HR-menedzsment ismert alaptétele, hogy a vállalatok legértékesebb vagyonelemei az emberek. Annak ellenére, hogy az állandó költségek 40-60 százalékát a bérjellegű kiadások teszik ki, a Norton & Kaplan friss kutatása szerint egy átlagos dolgozó munkaidejének felében nem produktív tevékenységet végez. Így önmagában egy HR-szoftver – értékelési, minősítési rendszer – bevezetése, az azzal járó pszichikai hatás több százalékponttal javítja a munkaerő-hatékonyságot – derült ki az SAP szeptemberi konferenciáján. A vállalatirányítási rendszereiről ismert óriáscég szoftverei például már 15 millió munkavállalót szolgálnak ki.

Az említett kutatás szerint a vállalatok 84 százaléka nem használja ki dolgozóinak teljes kapacitását. Az emberi erőforrás kezelésére hivatott szoftverrendszerek azonban segíthetik javítani ezt az arányt. Biztosíthatják, hogy az alkalmazottak célratörőbben dolgozzanak, illetve adott feladatot az arra legmegfelelőbb ember kapjon meg. Jelentősen csökkenthető ezáltal a nagy szervezetekre jellemző rossz munkaerő-hatékonyság.

A Revolution Software vezetője ugyanakkor úgy tapasztalja, hogy a cégeknek csak elenyészően kis része vásárolja meg a vállalatirányítási rendszer HR-modulját, elsősorban azért, mert ezek vagy nagyon drágák, vagy csak egyes részterületeket képesek lefedni. Kustos Ferenc szerint olyan feladatok esetén, mint például a teljesítményértékelés és a toborzás, jobban működhetnek a szabadon paraméterezhető, munkafolyamat-alapú dokumentumkezelő rendszerek. Ezeknél ugyanis nagyon sok, különböző forrásból jövő adatot, dokumentumot – önéletrajzok, külső és belső értékelések – kell nyilvántartani, részletes, elágazásokkal teli a munkafolyamat, és a kommunikáció is sokszereplős.