A működési engedélyt kiadó egészségügyi államigazgatási szervek az egészségügyi szolgáltatókról (kórházak, szakrendelők, háziorvosi praxisok, gyógyszertárak) közhiteles nyilvántartást vezetnek. Ezt a nyilvántartást az Országos Tisztifőorvosi Hivatal (OTH) működteti. Az adatbázis biztosítja, hogy naprakész információk álljanak rendelkezésre arról: milyen egészségügyi intézmények, gyógyszertárak működnek hazánkban, hol és milyen tevékenységet végezhetnek, milyen szervezeti formában. Az adatszolgáltatás valamennyi egészségügyi szolgáltatás végzésére jogosító működési engedéllyel rendelkező egészségügyi szolgáltató minden egészségügyi tevékenységére kiterjed, ideértve a gyógyszerellátást is, függetlenül attól, hogy magán-, vagy közfinanszírozott ellátást nyújt.

A most aktuális jelentési kötelezettség a foglalkoztatottakra vonatkozik, és természetesen csak az egészségügyi ellátással összefüggő információkra korlátozódik. Így például az egészségügyi dolgozó nevére, szakképesítésére, a foglalkoztatási jogviszony típusára, az általa végzett tevékenységre, annak időtartamára, munkakörére. Az úgynevezett közreműködőknek, személyes közreműködőknek, megbízási szerződéssel foglalkoztatott szabadfoglalkozásúaknak adatot nem kell szolgáltatniuk, őket a közreműködőt igénybe vevő szolgáltató jelenti mint foglalkoztatottakat (e jogviszony megjelölésével). Kivételt képez, ha a közreműködő, személyes közreműködő önmaga is további közreműködőt, személyes közreműködőt vesz igénybe. Ebben az esetben neki is, mint foglalkoztatónak, adatszolgáltatási kötelezettsége van. Az Országos Tisztifőorvosi Hivatal felhívja az érintettek figyelmet arra, hogy az adatszolgáltatás törvényi kötelezettség, nem teljesítése egészségügyi bírság kiszabását vonhatja maga után.

Az OTH a jelentési kötelezettség teljesítéséhez minden szolgáltatóra nézve egységes, a kitöltendő adatokat tartalmazó adattáblát állított össze, illetve egy kitöltési útmutatót is készített, ami segíti az egyes adatkörök értelmezését. A Hivatal az adattáblát a kórházak, a szakrendelők és az alapellátást végzők részére elektronikus úton már megküldte. Ugyanakkor a felsorolt ellátói körön kívül eső szolgáltatóknak is adatot kell szolgáltatniuk minden, engedélyük szerinti tevékenységükről (szakmáikról), és ez vonatkozik minden magánszolgáltatóra, gyógyászati segédeszköz forgalmazóra. Azoknak a szolgáltatóknak, amelyek nem kaptak elektronikus levélben adattáblát (Excel táblázat) illetve Kitöltési Útmutatót, a dokumentumokat az ÁNTSZ honlapjáról kell letölteniük, így teljesíthetik az adatszolgáltatást.