A megbízó felkérését követően számos előkészítő munka várt a Bau-Trans Kft.-re. Az egyik legfontosabb feladat a megfelelő útvonal megtalálása volt, amely járható a túlméretes rakománnyal, és nincsen rajta bonthatatlan akadály - mint amilyen például egy közúti felüljáró vagy egy híd lenne a kijelölt útszakasz felett. Az útvonal kiválasztását annak bejárása követte, statikai vizsgálatok elvégzése, illetve a túlsúlyos szállításhoz és a településeken való áthaladáshoz szükséges hatósági engedélyek beszerzése. Mivel főként az E.ON illetékességi területén halad át a szállítmány, a Bau-Trans az energiaszolgáltatót bízta meg azzal, hogy az út felett áthaladó elektromos vezetékeket, légkábeleket megemelje, ahol szükséges lebontsa és kikapcsolja, majd a szállítmány áthaladása után visszaépítse. A Nagyszentjánosi vasúti átkeléshez szükséges áramtalanítást - és az ezzel járó kiesést a vonatközlekedésben - három hónappal az áthaladás előtt kellett egyeztetni és engedélyeztetni a MÁV-val. A kijelölt útvonalon nem csak a légvezetékek, de az útjelző portálok is akadályt jelentenek, így a Bau-Trans szakemberei ezeket is elbontják, majd a szállítás után visszaépítik. A bontások idejére megtervezett forgalomirányítást a Magyar Közút ellenőrizte és engedélyezte.
Hogy a forgalmat és a lakosságot a legkevésbé zavarja a nem mindennapi méretekkel bíró fuvarozás és a vele járó áramtalanítás, portálbontás, éjszaka haladnak a kamionok, míg napközben egy biztonságos helyen várakoznak. A vállalat az épített és a természetes környezet védelmét is szem előtt tartja az akció során: a Nádor-csatornán átívelő közúti híd bekötő szakaszait feltöltötték (a híd megerősítése érdekében), a szállítmány teljes útvonalán gallyaztak, a Közút által megjelölt szakaszon kátyúztak is, továbbá ahol szükséges, lemezeket helyeznek el a kanyarok kiszélesítésére és a környezet megóvása érdekében.