Húszmilliárd euróra becsüli a stresz-szel összefüggő kiadásokat (betegszabadságok, kezelési költségek, csökkent munkavégzés) az Európai Munkahelyi Biztonsági és Egészségvédelmi Ügynökség 2013-as felmérése. Akkor az emberek kétharmada úgy vélekedett, hogy a stresszt a túlórázások és a túlzottan sok időt igénybe vevő feladatok okozzák. Ha ez így van, jogos lehet a felvetés, miszerint megfelelő idő- és munkabeosztással az elfolyó eurók mellett számos egészségügyi kockázatot is megspórolhatnánk magunknak.

Nemigen találni azonban olyan munkavállalót, aki ne tudna hosszú órákat panaszkodással eltölteni amiatt, hogy úgymond túlságosan keményen dolgozik. Igen ám, csakhogy - állítja Patrick Forsyth Hatékony időgazdálkodás című könyvében - nem keményebben kell dolgoznunk a sikerekért és a kiegyensúlyozott életért, hanem okosabban. A rosszul szervezett munka ugyanis elfecsérelt idővel, majd szorongással és egyre növekvő stresszel jár, ami később alvászavart, szív- és érrendszeri megbetegedéseket, kiégést, depressziót is okozhat. A rosszul szervezett munkára menedzsmentguruk előszeretettel idézik azt az állítólag valóban megtörtént esetet, mikor is az életlen fejszével küzdő favágók azzal utasították el a szerszám élezésére vonatkozó tanácsot, hogy „áh!, nincs nekünk arra időnk".

FELEMEL, ENERGIZÁL
Az időgazdálkodási tanácsadás hőskorában még elég volt annyit javasolni az ügyfeleknek, hogy írják le egy fecnire az aznapi tennivalóikat, majd húzzák le a listáról mindazt, amit már elvégeztek. Ma már ennél szofisztikáltabb tanácsokat adnak az ezzel foglalkozó szakemberek. Első lépésként azt javasolják klienseiknek, hogy mérjék fel, mire megy el egy-egy napjuk.

A saját bőrén tanulta meg ennek fontosságát a 33 éves Dávid, aki egy amerikai multinál dolgozik folyamatfejlesztőként. Amikor négy éve a céghez került, úgy érezte, képtelenség ekkora munkamennyiséget elvégezni. Mára szokásává vált a gyors priorizálás és döntéshozatal, s emiatt a feszített munkatempót inkább pozitív, mintsem negatív stresszként éli meg. Sőt, ma már meggyőződése, hogy „a sok munka jobb, mint a kevés, mert az előrehajt, felemel, energizál". Legkésőbb a nap elején lefixálja az aznapi feladatokat: a délelőtt az egyéni, a délután pedig a közös munkáról szól. Mivel különböző időzónákban élő emberekkel dolgozik együtt, konferenciahívásokon, belső chat- és képernyőmegosztó programokon keresztül teszi hatékonnyá, ugyanakkor személyessé az együttműködést az irodák között. A munkaszervezés része az is, hogy tudjuk, mely teendők élveznek elsőbbséget.

Dávid is e szerint osztja be az idejét: „Ha összetorlódnak a feladatok, mindig pontosan tudni kell, hogy melyik projekt élvez prioritást, ha nagy a lemaradás egy fontos területen, akár az összes aznapi megbeszélést törölni kell." Erre a gondolkodásra azonban nem könnyű átállni.

A gondolkodásmód megváltoztatásának fontosságát hangsúlyozza David Allen, a világszerte alkalmazott Getting Things Done módszer kidolgozója is. Szerinte a kulcs a kiegyensúlyozott s hatékony élethez az, hogy ne robotszerű, hanem élvezetes módszert fejlesszünk ki az időnkkel való gazdálkodásra. Allen abból indul ki, hogy ha túl sok dolgon pörög az agyunk, képtelenek vagyunk megfelelően koncentrálni az éppen legfontosabb feladatunkra, ezért a teljesítményünk is csökken, több időbe és fáradságba telik végezni az adott projekttel.

További részletek a Figyelő legfrissebb számában!